Après consultation du bureau du procureur général et de la police de l'État de Virginie, les agences devraient détruire les rapports d'antécédents criminels obtenus dans le cadre de la procédure d'embauche une fois qu'ils ont été utilisés à cette fin. Comme indiqué dans la politique 2,10, Embauche, un bref résumé de l'impact du rapport sur la décision d'embauche peut être conservé dans une section confidentielle du dossier de recrutement. Le rapport original doit être détruit par une méthode rigoureuse telle que le déchiquetage ou la réduction en pâte à papier.
Un certain nombre de facteurs font qu'il est déconseillé de conserver un rapport sur les antécédents criminels. Les rapports sur les antécédents criminels ne sont valables qu'au moment de leur délivrance. Leur fiabilité diminue avec le temps. En outre, les méthodes confidentielles de tenue de registres ne sont pas toujours infaillibles. La responsabilité potentielle si de telles informations venaient à être connues est plus importante que le coût de l'obtention d'un autre rapport lorsqu'il est nécessaire.
Les circonstances peuvent varier d'une agence à l'autre en fonction de leur statut d'agence de justice pénale ou d'agence de justice non pénale, ou pour d'autres raisons. Les agences doivent consulter leurs propres contacts au sein du bureau du procureur général pour obtenir des conseils juridiques sur le traitement des casiers judiciaires.