La loi sur la liberté de l'information (FOIA) de Virginie, qui se trouve à l'adresse suivante : 2.2-3700 et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.
Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre de l'exercice d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.
La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.
Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)
- Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
- Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
- Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.
Demander des documents au département de la gestion des ressources humaines
- Vous pouvez demander des dossiers par courrier postal, par télécopie, par e-mail, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit formulée par écrit, ni que vous ayez besoin de spécifiquement indiquer que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
- D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Il nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu concernant une demande verbale. Cependant, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
- Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable." Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
- Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du département de la gestion des ressources humaines, et elle n'oblige pas le département de la gestion des ressources humaines à créer un document qui n'existe pas.
- Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le département de la gestion des ressources humaines dans le cadre de ses activités normales.
- Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents
- Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.
Pour demander des documents au département de la gestion des ressources humaines, vous pouvez adresser votre demande à Mecca Hall, à l'adresse suivante
Vous pouvez également nous contacter si vous avez des questions concernant la demande de documents auprès du département de la gestion des ressources humaines. En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse suivante : foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone à (804) 225-3056 ou [numéro vert] 1-866-448-4100. Pour commenter la réponse du département de la gestion des ressources humaines aux demandes de FOIA, veuillez remplir un formulaire de commentaire public.
Les responsabilités du département de la gestion des ressources humaines pour répondre à votre demande
- Le département de la gestion des ressources humaines doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le jour 1" est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
- La raison pour laquelle vous demandez des documents publics au département de la gestion des ressources humaines n'est pas pertinente, et nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous voulez ces documents avant de répondre à votre demande. "La FOIA autorise toutefois le département de la gestion des ressources humaines à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale."
- La loi FOIA exige que le département de la gestion des ressources humaines apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
nous vous fournissons l'intégralité des documents que vous avez demandés
Nous retenons tous les documents que vous avez demandés, parce que tous les documents sont soumis à une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
- Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous retenons d'autres documents. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du Code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
- S'il est pratiquement impossible pour le département de la gestion des ressources humaines de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit, en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
- Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.
Coûts
- Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez au département de la gestion des ressources humaines. La loi sur la liberté d'information nous autorise à facturer les coûts réels liés à la réponse aux demandes de FOIA. Il s'agit par exemple du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
- Si nous estimons que le coût pour répondre à votre demande dépasse 200 dollars, nous pourrions vous demander de verser un acompte, qui ne dépassera pas le montant estimé, avant de traiter votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps compris entre le moment où nous demandons un acompte et celui où vous répondez.
- Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
- Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, le département de la gestion des ressources humaines peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.
- Voir la politique du DHRM en matière de frais liés à la FOIA.
Exemptions couramment utilisées
Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. le département de la gestion des ressources humaines retient généralement les documents soumis aux exemptions suivantes :
- Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
- Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
- Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
- Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 (12))