Département des ressources humaines de Virginie

Diversité, opportunité et inclusion

Table des matières

Informations générales
Consultations
Recours
Plaintes pour conflit d'intérêts
Exigences pour l'agence émettant une décision finale d'agence
Responsabilités en matière d'égalité des chances
Définitions

Manuel de dépôt de plainte pour discrimination dans l'emploi

Informations générales

§1.1 Introduction

L'Office of Workforce Engagement (OWE) travaille en permanence à la création d'un lieu de travail durable et transformateur où les discriminations subtiles, manifestes, interpersonnelles et formelles appartiennent au passé. L'OWE s'engage à aider les agences à promouvoir l'équité, l'éducation, la formation et le respect des droits des employés tout au long de la procédure de plainte.

L'OWE applique la politique du DHRM 2.05 Equal Employment Opportunity (égalité des chances en matière d'emploi), qui interdit toute discrimination à l'encontre des employés du gouvernement de l'État et des candidats à un emploi au sein du gouvernement de l'État.

Politique du DHRM.2 05 interdit également les représailles à l'encontre des personnes déposant une plainte pour discrimination, participant à la procédure de plainte ou s'opposant à une pratique discriminatoire.

L'objectif de ce manuel des plaintes pour discrimination fondée sur l'égalité des chances est de fournir des conseils aux employés actuels et anciens ainsi qu'aux candidats à l'emploi dans les Executive Branch agencies du Commonwealth of Virginia sur le dépôt de plaintes pour discrimination fondée sur l'égalité des chances, ainsi que de fournir une procédure normalisée à la direction des agences de l'État pour le traitement des plaintes pour discrimination fondée sur l'égalité des chances.

Notre compétence pour enquêter sur les plaintes pour discrimination s'applique uniquement aux employés actuels et anciens, ainsi qu'aux candidats à l'emploi des Commonwealth of Virginia, Executive Branch agencies, dont les employés sont couverts par la Virginia Personnel Act. Les employés actuels et anciens doivent consulter le § 2.2-2905. " Certains fonctionnaires et employés exemptés du chapitre" de la loi sur le personnel de Virginia afin de déterminer s'ils peuvent déposer un dossier auprès de notre bureau. Les employés qui ne sont pas soumis à notre procédure doivent contacter leur employeur au sujet de la procédure de plainte établie ou déposer une plainte auprès de la Commission fédérale pour l'égalité des chances en matière d'emploi (Equal Employment Opportunity Commission).

§1.2 Coordonnées de l'OWE

Bureau de l'engagement du personnel
Département de la gestion des ressources humaines
101 N. 14th Street, 12 Floor
Richmond, VA 23219
Téléphone : 804-225-2136
Site web : https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
Courriel : owe@dhrm.virginia.gov

§1.3 Autorité

L'Office of Workforce Engagement (OWE) fait partie du ministère de la gestion des ressources humaines de Virginia (DHRM). Collectivement, chacun d'entre eux se consacre à fournir un large éventail de leadership, de services et de conseils au Commonwealth.

L'OWE applique les décrets du gouverneur sur l'égalité des chances et la politique du DHRM., l' égalité des chances en matière d'emploi 2 05et la loi sur les droits de l'homme de Virginia, le titre VII de la loi sur les droits 1964 civils de et toutes les autres lois fédérales de lutte contre la discrimination.

§1.4 Rôle

L'OWE sert d'instance d'appel pour les plaintes de discrimination, mais seulement après que les plaintes ont été examinées et jugées par l'organisme employeur et qu'une décision finale de l'organisme (Final Agency Decision - FAD) a été émise. Les employés qui pensent avoir été victimes de discrimination doivent d'abord déposer une plainte auprès de leur agence, qui examinera la question et mènera éventuellement une enquête. Si l'employé n'est pas satisfait de la décision de l'agence, il peut faire appel auprès de l'OWE. Pour obtenir de l'aide afin d'entamer la procédure de plainte, les employés doivent contacter le service des ressources humaines de leur agence.

Dans de rares cas, l'OWE peut accepter directement les plaintes pour discrimination. L'OWE examinera les plaintes qui n'ont pas fait l'objet d'une enquête de la part de l'agence si un conflit d'intérêts peut exister. Ces cas doivent faire l'objet d'une attention particulière.

La procédure de plainte pour discrimination du DHRM - OWE EEO permet aux employés soit de

Faire appel d'un DCP concernant des allégations de discrimination, ou
Déposer une plainte pour discrimination fondée sur un conflit d'intérêts impliquant la direction de l'agence.

L'OWE évalue chaque recours et chaque plainte pour acceptation ou rejet. En cas d'acceptation, une enquête sera menée dès que possible sur le plan administratif. En cas de rejet, l'intervention de l'OWE dans le dossier prend fin.

L'examen des recours et des plaintes relatives aux informations sur les pays d'origine se fait généralement dans un délai de 3à4 semaines.
Une fois acceptées, les enquêtes se terminent généralement dans les 180 jours suivant l'acceptation.

Bien que cela soit rare, l'examen des plaintes et les enquêtes peuvent dépasser les durées indiquées en raison d'un manque de personnel ou d'autres retards inévitables.

L'OWE ne fournit pas de conseils juridiques. Les employés qui souhaitent obtenir des conseils juridiques doivent s'adresser à un avocat spécialisé dans le droit du travail. Les agences qui ont des questions d'ordre juridique sont invitées à contacter le conseiller juridique qui leur a été attribué au bureau du procureur général.

§1.5 Autres ressources de l'Agence

Le Code de Virginia et le décret du gouverneur interdisent la discrimination sur les lieux de travail de l'État sur la base de la race, de la couleur, de la religion, de l'origine nationale, du sexe, de la grossesse, de l'accouchement ou des conditions médicales connexes, de l'âge, de l'état civil, du handicap, de l'orientation sexuelle, de l'identité ou de l'expression de genre, de l'affiliation politique ou du statut d'ancien combattant. Les employés de l'État disposent de nombreuses ressources pour faire part de leurs préoccupations en matière de discrimination ou d'autres problèmes sur le lieu de travail.

Bureau des droits civils du procureur général

Le bureau du procureur général a créé un bureau des droits civils (OCR) qui peut recevoir des plaintes pour discrimination en matière d'emploi.

L'OCR peut enquêter sur les plaintes, les renvoyer à un autre organisme compétent ou chercher à faciliter leur résolution.

Si la plainte n'est pas résolue, vous pouvez recevoir un avis vous informant de votre droit d'intenter une action en justice concernant votre plainte pour discrimination. Vous trouverez de plus amples informations sur le site web de l'OCR ou en appelant (804) 225-2292 ou en envoyant un courriel à civilrights@oag.state.va.us.

Bureau de règlement des litiges en matière d'emploi

Les plaintes survenant sur le lieu de travail doivent être résolues équitablement et rapidement. Les employés et la direction de l'agence peuvent obtenir des informations et des conseils auprès de l'Office of Employment Dispute Resolution ("EDR") et de l'Office des ressources humaines de leur agence pour choisir une solution appropriée afin de résoudre un problème ou une préoccupation sur le lieu de travail. Bien que les consultants en EDR ne fournissent pas de conseils juridiques, ils peuvent aider à identifier les politiques pertinentes et discuter des différentes options pour répondre aux préoccupations sur le lieu de travail.

Le EDR ne défend pas les intérêts des employés ou de la direction, mais fournit des services impartiaux pour aider à la résolution des conflits sur le lieu de travail. L'EDR gère à la fois la procédure de règlement des griefs et la procédure de médiation. Les deux sont des options viables pour résoudre les conflits sur le lieu de travail.

Pour des questions spécifiques sur les processus de EDR, il est conseillé de contacter le EDR. EDR est situé dans le département de la gestion des ressources humaines et peut être contacté par téléphone aux adresses suivantes : 804-786-7994 ou 1-888-23-ADVICE (232-3842). Des informations complémentaires sont disponibles sur le site web de l'EDR. Pour toute question d'ordre juridique, les agences sont invitées à contacter le conseiller juridique qui leur a été attribué au bureau du procureur général.

Commission fédérale de l'égalité des chances en matière d'emploi

L'EEOC est l'agence fédérale chargée de superviser la plupart des lois fédérales relatives à la discrimination en matière d'emploi. Les plaintes peuvent être déposées sur le site web de l'EEOC. L'EEOC examinera votre demande et pourra prendre diverses mesures, notamment mener une enquête, chercher à résoudre le problème par la médiation ou vous fournir une lettre vous autorisant à intenter une action en justice. Pour plus d'informations, appelez 1-800-669-4000.

Note : Les lois et politiques applicables dans le cadre desquelles ces ressources fonctionnent interdisent les représailles pour avoir déposé une plainte pour discrimination ou pour avoir participé à une plainte, par exemple en fournissant des preuves à l'appui d'une réclamation. Si vous avez participé à l'une de ces ressources et que vous pensez que votre employeur a exercé des représailles à votre encontre, contactez la ressource concernée pour signaler ces représailles.

Consultations

§2.1 Consultations des employés

Les employés qui envisagent de déposer une plainte peuvent obtenir des conseils confidentiels concernant les recours et les plaintes en matière de discrimination en s'adressant aux personnes de contact indiquées. Voir § 1.1 Informations de contact.

Lors des consultations, le personnel de l'OWE

Soyez à l'écoute de vos préoccupations.
Expliquer les lois et les politiques pertinentes.
Conseils concernant les options de résolution.
Adressez-vous à d'autres agences fédérales ou d'État pour obtenir de l'aide.
Expliquez la procédure de dépôt.

L'OWE ne fournit pas de conseils juridiques. Les employés qui souhaitent obtenir des conseils juridiques doivent contacter un avocat spécialisé dans le droit du travail.

§2.2 Consultation de l'Agence

L'OWE est également à la disposition des agences pour les conseiller sur la création d'un bureau de l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO).

Le personnel de l'OWE :

Examiner les politiques actuelles de l'agence en matière d'égalité des chances, la composition de la main-d'œuvre et les procédures de plainte existantes, fournir des modèles d'enquête en matière d'égalité des chances et des conseils au cours de la procédure de plainte et de la procédure d'accommodement raisonnable.
Élaborer un plan de mise en œuvre sur mesure, décrivant la structure du bureau, les besoins en personnel et la hiérarchie hiérarchique.
Élaborer et organiser des séances de formation pour les dirigeants et les employés afin de promouvoir la sensibilisation et le respect des règles.
Établir des protocoles de collecte de données et d'établissement de rapports pour contrôler la diversité de la main-d'œuvre et suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs en matière d'égalité des chances entre les hommes et les femmes.
Fournir un soutien continu, des révisions périodiques des politiques et des initiatives d'amélioration continue afin d'aligner les fonctions du bureau de l'EEO sur les exigences légales et organisationnelles en constante évolution.

Recours

L'OWE est chargé d'examiner et de statuer sur les recours liés aux plaintes relatives à l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO) au sein d'une agence. Contrairement à un bureau de l'OEE à part entière qui traite les plaintes initiales, les enquêtes et les résolutions, un bureau d'appel uniquement se concentre exclusivement sur le réexamen des décisions prises par l'agence. Ses principales fonctions consistent à examiner les dossiers, à évaluer si les procédures appropriées ont été suivies et à déterminer s'il y a eu des erreurs dans les conclusions initiales.

Ce bureau veille au respect des lois fédérales et nationales sur l'égalité des chances, procède à un examen impartial des recours et émet une décision ou une recommandation finale. En outre, si des divergences sont constatées dans la procédure d'enquête de l'agence, l'OWE peut fournir des conseils sur les mesures correctives et recommander des améliorations de la politique et/ou de la pratique. L'objectif de l'OWE est de fournir un mécanisme équitable et impartial aux employés qui estiment que leurs plaintes n'ont pas été correctement résolues, renforçant ainsi la confiance dans l'engagement de l'agence en faveur de l'égalité des chances et de la non-discrimination.

§3.1 Introduction d'un recours contre la décision finale de l'Agence

L'OWE agit en tant qu'organe de recours pour examiner les plaintes pour discrimination après qu'elles ont été jugées par l'agence pour l'emploi en premier lieu et qu'une DCP a été émise. Les employés de l'État qui allèguent une discrimination doivent d'abord déposer une plainte pour discrimination auprès de leur agence pour examen et enquête éventuelle. Veuillez contacter le service des ressources humaines de votre agence pour entamer la procédure.

L'OWE utilise un système de gestion des plaintes en ligne pour déposer un recours contre la DCP émise par l'agence. OWE n'acceptera que les formulaires soumis en ligne dans les délais impartis. Voir § 2.1 Délais de dépôt d'un recours

§3.2 Conditions à remplir par les employés qui déposent un recours

L'OWE n'acceptera plus les formulaires de plainte envoyés par la poste ou sur papier. Tous les formulaires doivent être complétés et soumis en ligne. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter notre bureau.

Le plaignant doit suivre les instructions ci-dessous pour s'assurer que nous recevons sa plainte.

Visitez notre site web et cliquez sur "Comment introduire un recours". Le lien vous mènera à une page web appelée Formulaire de demande de DHRM ou vous pouvez suivre le lien ici.
Pour le type de rapport, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appel TEE.
Complétez toutes les sections marquées d'un astérisque (*).
Veuillez sélectionner uniquement le(s) motif(s) pour lequel (lesquels) la plainte déposée auprès de votre agence a été acceptée. (Par exemple, si votre agence n'accepte que l'âge, sélectionnez uniquement l'âge)
Expliquez brièvement pourquoi vous n'êtes pas d'accord avec la décision finale de votre agence.
- Éléments à inclure dans votre brève déclaration :
  - Brève chronologie des événements qui vous ont amené à déposer une plainte en matière d'égalité des chances auprès de votre agence, y compris la ou les date(s) de la discrimination présumée.
  - Fournissez brièvement tous les détails justifiant vos réclamations et toutes les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème avant de déposer une plainte.
  - Indiquez la raison de votre désaccord avec la décision de l'agence et les éléments de preuve que vous estimez qu'elle n'a pas pris en compte.
  - Veillez à joindre une copie du DCP.
Ne joignez pas d'autres documents que le DFA. Veuillez apposer votre signature pour affirmer que les informations que vous avez communiquées sont exactes à votre connaissance.

Note : Il est rappelé au plaignant que de nouvelles preuves ne peuvent pas être présentées à ce stade. Le plaignant doit démontrer que, sur la base des preuves déjà présentées au cours de l'enquête, l'agence aurait dû parvenir à une conclusion différente en sa faveur.

Une fois la plainte déposée, aucune autre action n'est nécessaire. Les enquêteurs de l'OWE examineront la plainte et informeront le plaignant de son statut.

Pour toute question concernant la procédure d'appel, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : (804) 225-2136. Vous pouvez également envoyer un courriel à notre bureau à l'adresse owe@dhrm.virginia.gov.

§3.3 Exigences pour l'émission d'une décision finale par l'Agence

L'agence doit suivre les instructions ci-dessous lors de la rédaction de la décision finale de l'agence (DFA). Le DCP doit être clair, complet et inclure les éléments clés suivants :

Intitulé et informations sur l'agence - La lettre doit indiquer le nom de l'agence, le bureau qui a rendu la décision et ses coordonnées.
Identification du dossier - Référencez le numéro du dossier, le nom du plaignant et toutes les dates pertinentes liées à la procédure de plainte et d'appel.
Exposé des faits - Exposez clairement les griefs soulevés dans la plainte, y compris les allégations spécifiques de discrimination, de harcèlement ou de représailles.
Historique de la procédure - Fournissez un résumé de la procédure de plainte, y compris les principales étapes suivies, les enquêtes menées et toutes les décisions antérieures.
Lois et politiques applicables - Référencez les lois, réglementations et politiques de l'agence fédérale et de l'État en matière d'égalité des chances entre les femmes et les hommes qui s'appliquent au cas en question.
Conclusions et analyse - Expliquez en détail les éléments de preuve pris en compte, les normes juridiques appliquées et le raisonnement qui sous-tend la décision. Cette section doit traiter chaque demande individuellement.
Décision finale - Indiquez clairement la décision finale (par exemple, si la discrimination a été constatée ou non) et toute action corrective, le cas échéant.
Droits de recours et prochaines étapes - Informez le plaignant de son droit de recours, y compris des délais à respecter, de l'endroit où déposer le dossier et de toute autre option de résolution des litiges disponible.
Coordonnées - Indiquez les coordonnées des personnes à contacter pour toute demande de renseignements complémentaires ou de précisions concernant la décision.
Signature et date - La décision doit être signée par le fonctionnaire compétent, avec son titre et la date d'émission.

Cela garantit la transparence, le respect de la législation et une communication claire de la décision de l'agence au plaignant.

Pour toute question ou assistance concernant la procédure d'appel, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : (804) 225-2136. Vous pouvez également envoyer un courriel à notre bureau à l'adresse owe@dhrm.virginia.gov.

§ 3.4 Délais d'introduction d'un recours

Le recours du salarié doit être déposé auprès de l'OWE dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la date de la DCP.

La date de dépôt du recours est la date à laquelle il est soumis à notre portail en ligne.

Si le recours n'est pas déposé dans les délais, il sera classé administrativement et ce manquement ne sera excusé qu'en cas de circonstances extraordinaires.

Plaintes pour conflit d'intérêts

§ 4.1 Conditions

OWE traitera directement les plaintes pour discrimination lorsque l'une des situations de conflit d'intérêts suivantes s'applique :

La plainte est dirigée contre un chef d'agence.
La plainte est dirigée contre un responsable du TEE.
La plainte est dirigée contre un directeur HR.

Remarque: pour qu'un cas soit considéré comme un cas d'information sur les pays d'origine, l'auteur de la discrimination doit être l'une des personnes énumérées ci-dessus. La simple présence de l'une de ces personnes lors de l'incident présumé ne suffit pas à qualifier la plainte d'information sur les pays d'origine. Dans ce cas, la plainte doit d'abord être déposée auprès de l'agence. Vous trouverez ci-dessous des conseils supplémentaires.

Une affaire de discrimination qui n'est PAS classée comme un conflit d'intérêts impliquerait des allégations à l'encontre d'un superviseur, d'un gestionnaire ou d'un collègue plutôt qu'à l'encontre du chef d'agence, du gestionnaire de l'OEE ou du directeur des HR.

L'OWE évaluera ces plaintes pour les accepter ou les rejeter. L'OWE notifiera rapidement sa décision par écrit. En cas d'acceptation, une enquête est menée dès que possible sur le plan administratif. En cas de rejet, l'association de l'OWE à l'affaire prend fin.

§ 4.2 Dépôt d'une plainte pour conflit d'intérêts

Veuillez utiliser notre système de dépôt en ligne* et suivre les instructions ci-dessous pour que nous recevions votre plainte.

Visitez notre site web et cliquez sur "Comment déposer une plainte pour discrimination en raison d'un conflit d'intérêts". Le lien vous mènera à une page web appelée Formulaire de demande de DHRM ou vous pouvez suivre le lien ici.
Pour le type de rapport, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Conflit d'intérêts TEE.
Complétez toutes les sections marquées d'un astérisque (*).
Sélectionnez le(s) motif(s) pour lequel votre agence a accepté votre plainte.
Décrivez brièvement les raisons pour lesquelles vous pensez avoir été victime d'une discrimination. *Si vous ne le faites pas, le traitement de votre plainte risque d'être retardé. *
- a. Éléments à inclure dans votre brève déclaration :
  - Une brève chronologie des événements
  - Indiquez le nom, le numéro de téléphone, la fonction et la catégorie protégée de toutes les personnes que vous estimez victimes d'une discrimination.
  - Fournissez brièvement tous les détails à l'appui de vos affirmations
Veuillez apposer votre signature pour affirmer que les informations que vous avez communiquées sont exactes à votre connaissance.

Une fois la plainte déposée, aucune autre action n'est nécessaire. Les enquêteurs examinent la plainte et informent le plaignant de son état d'avancement.

Pour toute question concernant la procédure d'appel, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : (804) 225-2136. Vous pouvez également envoyer un courriel à notre équipe à l'adresse owe@dhrm.virginia.gov.

* L'OWE n'acceptera plus les formulaires de plainte envoyés par la poste ou sur papier. Tous les formulaires doivent être complétés et soumis en ligne. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter notre bureau.

Veuillez noter que le dépôt d'une plainte auprès du Commonwealth ne vous empêche pas de déposer une plainte au niveau fédéral auprès de la Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC). Dans l'État de Virginia, une personne dispose de 300 jours à compter de la date du ou des incidents discriminatoires présumés pour déposer une plainte auprès de l'EEOC contre un employeur employant au moins 15 personnes pour discrimination fondée sur la race, la couleur, l'origine nationale, le sexe, la religion, l'information génétique et/ou le handicap. Dans l'État de Virginia, une personne dispose de 300 jours à compter de la date du préjudice présumé pour déposer une plainte auprès de l'EEOC à l'encontre d'un employeur privé, d'une ville ou d'un comté employant 20 personnes ou plus, pour discrimination fondée sur l'âge.

§ 4.3 Délais de dépôt d'une plainte pour conflit d'intérêts

Tous les employés de l'État, les anciens employés de l'État et les candidats à un emploi dans l'État peuvent déposer une plainte pour discrimination s'ils remplissent les conditions énoncées à l'article 3.0 Conditions.

Les personnes remplissant les conditions susmentionnées peuvent déposer une plainte pour discrimination auprès d'OWE dans un délai de 180 jours calendaires à compter du dernier acte de discrimination présumé.

La date de dépôt de la plainte est la date à laquelle elle est soumise par le biais du système en ligne.

Responsabilités en matière d'égalité des chances

§5.1 Responsabilités des employés

Les employés qui pensent avoir été victimes de discrimination, de harcèlement ou de représailles ont des responsabilités spécifiques lorsqu'ils envisagent ou déposent une plainte en matière d'égalité des chances dans l'emploi (EEO), afin de garantir un processus de résolution équitable et efficace. Ces responsabilités comprennent

Comprendre les protections de l'OEE - Les employés doivent se familiariser avec les politiques et les lois relatives à l'OEE, ainsi qu'avec leurs droits en vertu des réglementations fédérales, étatiques et spécifiques à l'agence.

Rapport en temps utile - Les plaintes doivent être déposées dans les délais requis (voir les sections spécifiques ci-dessus pour un calendrier et les politiques de l'agence qui décrivent la procédure) afin de garantir l'éligibilité à l'examen.

Fournir des informations exactes et complètes - Les employés doivent décrire clairement la discrimination ou les représailles présumées, en précisant les dates, les personnes impliquées et tous les détails pertinents ou les documents justificatifs.

Coopération à l'enquête - Les employés sont censés participer de bonne foi, répondre aux demandes de renseignements et fournir les preuves demandées ou les informations sur les témoins pour étayer leurs revendications. L'absence de réponse aux demandes de renseignements dans un délai de 15 jours calendaires peut entraîner la clôture administrative de la plainte.

Charge de la preuve - Les employés doivent comprendre qu'il leur incombe de prouver leurs allégations de discrimination ou de représailles en présentant des preuves suffisantes à l'appui de leurs allégations.

Recours à des méthodes de résolution informelle - Avant de déposer une plainte formelle, les employés sont encouragés à recourir à la médiation ou à des modes alternatifs de résolution des conflits (ADR), s'ils sont disponibles, afin de résoudre les problèmes au niveau le plus bas possible. Les employés intéressés par la médiation doivent contacter le Bureau de résolution des litiges en matière d'emploi (EDR) du DHRM pour obtenir une consultation.

Maintien d'une conduite professionnelle - Lorsqu'ils déposent une plainte, les employés doivent respecter les politiques du lieu de travail et éviter les mesures de représailles qui pourraient avoir une incidence sur l'enquête.

Protection de la confidentialité - Les employés doivent respecter la vie privée de toutes les parties concernées et éviter de communiquer des détails sensibles sur l'affaire au-delà de ce qui est nécessaire à la procédure.

Demander conseil en cas de besoin - Les employés peuvent consulter les conseillers en matière d'égalité des chances, les représentants des HR ou les conseillers juridiques de leur agence pour comprendre les options qui s'offrent à eux et les étapes suivantes.

En s'acquittant de ces responsabilités, les employés contribuent à garantir une procédure de plainte équitable, complète et efficace tout en préservant l'intégrité du lieu de travail.

Les employés doivent contacter leur bureau EEO/HR s'ils sont confrontés à une situation défavorable au sein de leur agence. Le personnel du service HR/EEO vous conseillera sur l'opportunité de déposer un grief ou une plainte pour discrimination.

S'il dépose une plainte pour discrimination, l'employé doit se familiariser avec la politique et les procédures de son agence en matière d'égalité des chances, ainsi qu'avec les formulaires pertinents, avec l'aide du personnel des HR/EEO. Il incombe à l'employé de fournir les documents nécessaires, car la charge de la preuve lui incombe.

Les employés ne peuvent pas déposer de plainte directement auprès de l'OWE, sauf dans certaines situations décrites dans la procédure relative aux conflits d'intérêts de l'OWE. Les employés sont encouragés à examiner et à comprendre la procédure de l'OWE et il leur incombe de soumettre le recours ou la demande d'information à l'OWE dans les délais impartis.

Bien que les employés ne puissent pas déposer un dossier directement auprès de l'OWE (à l'exception des cas de COI), ils peuvent toujours demander une consultation. L'OWE peut les conseiller sur les circonstances auxquelles ils sont confrontés et les orienter vers la procédure de règlement des griefs appropriée, le cas échéant. Il est rappelé aux salariés qu'ils peuvent simultanément déposer une plainte pour discrimination auprès de leur employeur et de l'EEOC.

§ 5.2 Responsabilités de l'Agence

Les agences doivent disposer d'un personnel spécialisé dans l'EEO ayant reçu une formation à la conduite d'enquêtes sur l'EEO, de préférence la formation des nouveaux enquêteurs dispensée par l'institut de formation de la commission de l'égalité des chances pour l'emploi (Equal Employment Opportunity Commission Training Institute).

Les chefs d'agence, les directeurs et les superviseurs doivent recevoir une formation appropriée en matière d'égalité des chances entre les hommes et les femmes. Les chefs d'agence doivent être au courant des plaintes déposées au sein de leur agence.

Les agences sont chargées d'élaborer des déclarations de politique en matière d'égalité des chances et d'informer les employés de ces politiques.

Les agences doivent informer les employés et les candidats de leurs droits en matière d'égalité des chances et veiller à ce que toutes les affiches relatives à l'égalité des chances soient placées dans des endroits visibles et accessibles aux employés et aux candidats.

Les employés ont souvent du mal à déterminer s'ils doivent déposer un grief ou si leur situation constitue une discrimination. Pour y remédier, une formation et une consultation devraient être disponibles sur le site HR/ bureau EEO. Les agences peuvent également s'adresser à l'OWE pour obtenir une telle formation. Les agences doivent également informer les employés de leur droit à consulter l'OWE pour obtenir des conseils.

Les agences doivent mettre en place une procédure de dépôt de plainte en matière d'égalité des chances entre les hommes et les femmes, qui leur permette de recueillir des informations sur les allégations de discrimination. La procédure de plainte de l'agence doit comprendre des formulaires détaillés pour collecter les informations ainsi que des instructions claires pour l'employé sur la manière de remplir le formulaire et de fournir toutes les informations nécessaires à la constitution d'un dossier.

Les agences sont tenues de répondre à toutes les plaintes pour discrimination de manière rapide et professionnelle. Dès réception d'une plainte pour discrimination, l'agence doit en accuser réception rapidement et informer le plaignant des prochaines étapes de la procédure. Des réponses rapides sont essentielles pour démontrer l'engagement de l'agence à traiter les problèmes de discrimination, à garantir l'équité et à maintenir la confiance. Accuser réception des plaintes permet de rassurer les employés sur le fait que leurs préoccupations sont prises au sérieux, de promouvoir la transparence et de minimiser les risques d'escalade. Cela favorise également un environnement de travail respectueux et conforme, en accord avec les responsabilités légales et éthiques de l'agence de traiter rapidement la discrimination.

La plainte doit être reçue en temps utile et l'affaire doit être examinée par des employés formés, comme indiqué ci-dessus. Un délai doit être fixé pour l'acceptation de la plainte et l'enquête. Ce délai doit être communiqué à l'employé. Les enquêteurs de l'Agence doivent informer l'employé par écrit de l'acceptation de sa plainte. Les lettres d'acceptation doivent indiquer la date à laquelle la plainte a été déposée, les allégations et les questions soulevées par le salarié, ainsi que les allégations et les questions que l'agence a acceptées pour l'enquête. Une décision finale de l'agence doit être rendue à l'issue de l'enquête.

Les agences doivent informer les employés de leur droit de déposer un recours auprès de l'Office of Workforce Engagement ( DHRM) s'ils ne sont pas satisfaits de la décision finale rendue par leur agence. Le personnel de l'agence chargé de l'égalité des chances entre les hommes et les femmes doit se familiariser avec la procédure de plainte DHRM afin d'aider les employés à déposer un recours auprès de la DCP, comme indiqué ci-dessus, ou à déposer une plainte directement auprès de DHRM dans les cas où DHRM accepte les plaintes directement, comme spécifié dans la section COI de la procédure de plainte en matière de discrimination DHRM.

Pour protéger le droit des employés à faire appel dans les 15 jours calendaires suivant le DCP, ce dernier doit être daté de la même date que celle à laquelle il est présenté à l'employé.

Si un employé fait appel de la DCP et que l'appel est accepté par l'OWE, le bureau des ressources humaines de l'agence et/ou le bureau de l'EEO doit fournir une copie de la DCP de l'agence, y compris une copie du formulaire de plainte de l'employé, de la lettre d'acceptation et des pièces jointes soumises par l'employé.

Les agences qui ne disposent pas actuellement d'une procédure de plainte en matière d'égalité des chances, telle que décrite ci-dessus, doivent contacter l'OWE pour obtenir des conseils et un soutien dans la mise en place d'une procédure complète en matière d'égalité des chances.

§ 5.3 Exigences de l'Agence en matière de rapports obligatoires sur l'égalité des chances entre les hommes et les femmes

Les agences sont chargées de remplir et de soumettre le rapport semestriel sur les dossiers EDR/EEO, comme l'exige le DHRM. À cette fin, il est extrêmement important que les agences conservent les dossiers de tous les cas déposés et les informations qui s'y rapportent. Les agences doivent également inclure les cas qui ont été déposés auprès de l'EEOC. Les cas signalés ne doivent pas être agrégés. Les agences doivent énumérer chaque cas séparément et indiquer le nombre d'allégations, la question, l'état actuel et l'issue de chaque cas.

L'OWE informera les agences de la date à laquelle ces rapports doivent être complétés et renvoyés à l'OWE. Pour toute question relative à ce rapport, veuillez contacter l'OWE.

6.0 Définitions

Âge: discrimination à l'encontre des employés âgés de plus de 40 ans.

Chef d'agence: le directeur, le commissaire ou tout autre responsable désigné de l'agence d'État, ou la personne à qui a été déléguée l'autorité d'agir au nom du chef d'agence.

Appel: Il s'agit d'une procédure par laquelle un employé dépose un recours après avoir reçu une décision finale de l'agence (DFA) concernant une plainte en matière d'égalité d'accès à l'emploi.

Bases (catégories protégées): la raison ou la caractéristique spécifique (comme la race, le sexe, l'âge, le handicap, etc.) qui, selon le salarié, a conduit à un traitement injuste ou à une discrimination sur le lieu de travail.

Charge de la preuve: il s'agit de la responsabilité du plaignant (employé) de fournir des preuves suffisantes pour étayer sa plainte pour discrimination, harcèlement ou représailles. Le plaignant doit établir qu'il a subi un traitement défavorable fondé sur une caractéristique protégée (telle que la race, le sexe, le handicap ou l'âge) et que ce traitement a enfreint les lois sur l'égalité des chances.

Couleur: discrimination fondée sur la couleur de la peau d'une personne, indépendamment de sa race.

Plainte: Une allégation formelle déposée par un employé faisant état de discrimination, de harcèlement ou de représailles en violation des lois sur l'égalité des chances entre les hommes et les femmes.

Conflit d'intérêts: Situation dans laquelle il existe un conflit potentiel résultant d'une discrimination impliquant des dirigeants de haut niveau (chef d'agence, HR Director ou directeur de l'EEO).

Handicap: Discrimination fondée sur des déficiences physiques ou mentales qui limitent de manière substantielle une ou plusieurs activités majeures de la vie.

Discrimination: Traitement inéquitable d'une personne ou d'un groupe sur la base d'une caractéristique protégée telle que la race, le sexe, le handicap ou l'âge. Voir la politique du DHRM 2.05, Equal Employment Opportunity (égalité des chances en matière d'emploi).

Égalité des chances en matière d'emploi (EEO) : Le principe selon lequel tous les employés doivent bénéficier d'un traitement équitable dans les décisions relatives à l'emploi, quelles que soient les caractéristiques protégées.

Enquêteur TEE: Une personne formée pour mener des enquêtes sur le TEE.

Responsable TEE: La personne chargée de traiter les questions relatives à l'égalité des chances, y compris les enquêtes sur les plaintes pour discrimination.

Décision finale de l'agence (Final Agency Decision - FAD): La décision écrite d'une agence sur une plainte formelle de discrimination, adressée au plaignant, qui explique les conclusions de la plainte et les possibilités de recours.

Informations génétiques: Discrimination fondée sur l'information génétique d'une personne, y compris les antécédents médicaux familiaux.

Grief: Plainte écrite sur le formulaire de grief A indiquant les actions et omissions de la direction qui sont contestées, les faits à l'appui du grief et la réparation demandée.

Directeur HR: Personne qui supervise l'ensemble des opérations HR.

Médiation: Processus volontaire par lequel les individus, avec l'aide de médiateurs, peuvent parvenir à un accord pour résoudre des problèmes liés au travail.

Origine nationale: Discrimination fondée sur le lieu de naissance, l'ascendance, la culture ou la langue du salarié.

Race: discrimination fondée sur la race du salarié (ou sur des traits historiquement associés à la race, notamment la texture des cheveux, le type de cheveux et les coiffures protectrices telles que les tresses, les mèches et les torsades) ou sur l'appartenance ethnique.

La religion: Discrimination fondée sur les croyances ou les pratiques religieuses du salarié.

Représailles: Discrimination ou mesures défavorables prises à l'encontre d'un employé pour s'être engagé dans des activités protégées, telles que le dépôt d'une plainte ou la participation à une enquête.